Como controlar bem as despesas com viagens corporativas

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As atividades relacionadas ao turismo de negócios cresceram 6.6% em 2017, em comparação ao ano anterior. Os dados são do IEVC, Indicadores Econômicos de Viagens Corporativas e apontam ainda que as receitas com viagens corporativas totalizaram em 2016, cerca de R$ 78,1 bilhões.

Isso dá a dimensão do quanto as empresas investem nesse segmento e a necessidade de controlar as despesas de viagens corporativas, mantendo os custos das viagens comerciais sob controle. Os custos envolvidos nessas viagens são diversos e podem representar um desembolso significativo para as empresas.

Para garantir um gerenciamento desses custos de modo a não interferir no planejamento orçamentário da companhia e nem gerar surpresas ao fim da viagem, há algumas orientações que podem ser seguidas.

1. Essas despesas corporativas devem ser estabelecidas já na politica de viagens da empresa, assegurando as normas e diretrizes devem nortear o deslocamento de todos os funcionários, seja dentro ou fora do país.

2. Definir com detalhes as despesas reembolsáveis pela empresa e do funcionário é um item primordial nesse processo. Pode parecer simplório, mas é preciso não deixar dúvidas sobre o papel de cada um dos atores desde o início do planejamento da viagem até o retorno do colaborador.

3. Devem ser consideradas despesas corporativas o desembolso para pagamento de passagens, reservas em hotéis e traslados entre aeroporto, hotel e local de trabalho e alimentação do colaborador.

4. Gastos pessoais devem ficar fora dessa lista e são de responsabilidade do viajante.

5. A empresa deve detalhar também quais despesas serão pagas antecipadamente, pelo financeiro e quais serão pagas pelo funcionário durante a viagem. Também é fundamental ter um cartão de crédito corporativo implementado.

6. É preciso elencar quais são as despesas reembolsáveis para garantir um controle mais efetivo.

7. Emissão de passagens e reserva em hotéis são custos que podem ser pagos antes, garantindo valor fixo, sem alteração no orçamento inicial. Antecedência e planejamento são primordiais para conseguir as melhores tarifas.

8. Um fluxo de aprovação ágil facilita a garantia de preços e velocidade ao processo de emissão.

9. Quando o reembolso for a única alternativa, é preciso ter em mãos os comprovantes de todas as despesas para controlar o pagamento das mesmas. Um exemplo, é quando o funcionário usa seu próprio veículo para deslocamento e terá direito a reembolso sobre o valor do combustível.

Last modified: outubro 5, 2018

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