As vantagens de ter um sistema de gestão de viagens para sua empresa

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Cada vez mais empresas estão implementando programas de viagens corporativas. Conheça as vantagens de usar esse sistema.

As viagens corporativas estão se mostrando cada vez mais importantes e estratégicas em empresas de todos os tamanhos. Mas, para que sejam feitas de maneira assertiva e dentro do budget estipulado, é preciso planejamento.

Um grande aliado para a administração desses gastos é o sistema de gestão de viagens. Com esse serviço, é possível ter um maior controle sobre as despesas de viagens, além de rastrear os viajantes de uma maneira eficaz.

Um programa de gestão viagens eficiente ajuda as empresas a negociarem hotel, transporte, contratos de locação de veículos e descontos, por exemplo. Além disso, ele agrega valor à organização ao balancear as necessidades de viagem do funcionário com os objetivos da empresa, entre outras facilidades.

Com todas essas vantagens, é fácil ver que sua empresa pode se beneficiar muito com um sistema de gestão de viagens corporativas. Mas você sabe como ele pode atender às suas necessidades? Vamos te apresentar abaixo!

Acompanhamento e perfil do viajante


Com um sistema de gestão de viagem, é possível manter um arquivo atualizado e detalhado de cada colaborador da empresa, assim você pode ver a qualquer momento como está o fluxo de viagem.

Além disso, você pode criar um perfil completo dos viajantes para solicitações automáticas de preferências a cada viagem. Nesse perfil é possível ter controle de visto, milhas aéreas, vacinas, validade de documentos, entre outras opções. Conte com a automação de processos, rastreabilidade, controle integral e praticidade em todo esse processo.

Controle de passagens


Quando uma passagem não é utilizada, a companhia aérea emite um crédito em nome do passageiro. Com o sistema de gestão de viagens, é fácil e rápido fazer uma varredura dos bilhetes não utilizados e usar esses créditos para novas compras ou pedir reembolso. Isso pode equilibrar o orçamento de viagens da empresa, ou até resultar em redução de custos.

Controle de política de viagem


Um sistema de gestão de viagem permite que o gestor inclua a política de viagens da empresa com antecedência, garantindo que as regras estabelecidas serão respeitadas. Os viajantes só poderão utilizar serviços de voos, hotéis e locação de carros de empresas parceiras, por exemplo. Além de viajar somente no horários permitidos e com gastos estabelecidos.

Controle de gastos


Um dos aspectos mais esperados com o uso do sistema de gestão de viagens é a economia dos recursos financeiros. Com ele, a aprovação das reservas só será realizada se respeitadas as políticas de viagens da empresa. Qualquer desvio dessas diretrizes precisa ser justificado, permitindo um controle mais efetivo sobre os custos gerados.

É determinado também um fluxo de aprovação de gastos, onde as solicitações só serão concretizadas após as aprovações dos responsáveis por cada área. Além da redução de custos, esse serviço otimiza a rotina da equipe.

Relatórios


É possível gerar relatórios completos das viagens, transformando dados e indicadores em informações importantes, de maneira automática e dinâmica. A visualização de processos e políticas que precisam de revisão no planejamento fica mais clara. Com isso, você terá um desenvolvimento cada vez melhor do processo de viagens corporativas dentro da empresa.

 

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Last modified: junho 14, 2019

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