Política de gestão de viagem – 4 dicas para aplicar na sua empresa

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Com uma política de gestão de viagens, fica mais fácil controlar gastos, metas e diretrizes para o desenvolvimento da equipe e do negócio.

As viagens corporativas têm um importante papel dentro de cada empresa, seja para estabelecer e manter relacionamentos estratégicos, como para garantir treinamentos ou participação em eventos. Mas a má gestão dessas viagens pode prejudicar a saúde financeira da empresa e afastá-la de seus objetivos.

Por isso, ter uma política de gestão de viagens é determinante para diminuir os custos. A grande diferença vem da simplificação dos processos administrativos e operacionais e da melhora na qualidade das viagens, além do controle por meio de indicadores de desempenho.

Com uma política de viagens bem estruturada, as diretrizes estabelecidas vão dirigir as tomadas de decisões. Este documento estabelece limites de gastos, de deveres e direitos dos colaboradores e da empresa, entre outros pontos.

Para ajudar os gestores a começarem a montar suas políticas de gestão de viagens, separamos algumas dicas. Veja abaixo 4 pontos importantes para se atentar ao elaborar o documento da sua empresa.

Entenda as necessidades da sua empresa


A política de gestão de viagens deve se adaptar à realidade de cada empresa e departamento. Afinal, ela só é eficaz se respeitar as necessidades dos envolvidos – tanto da organização quanto dos funcionários. Isso também é essencial para definir o prazo de antecedência das solicitações e o budget de diária de hotéis e alimentação, por exemplo.

Por exemplo, se a sua empresa trabalha com assistência técnica, a equipe de técnicos deve fazer viagens de acordo com as necessidades dos clientes, ou seja, com pouca antecedência. Então para esse caso, é é importante que o processo estabelecido seja simples, rápido e eficiente. E esqueça da política de antecedência.

Já o departamento comercial dessa mesma empresa pode programar suas viagens com mais tempo de antecedência, então é possível que seus processos sejam diferentes.

Seja claro e objetivo


O documento contendo a política de gestão de viagens deve ser simples, porém completo, atendendo às necessidades da empresa, ao mesmo tempo que corresponda às carências dos viajantes. Lembre-se que a linguagem deve ser simples e clara. Um texto complexo e com regras ambíguas confunde os funcionários.

Seja minucioso ao detalhar quanto e quando o funcionário pode gastar em nome da empresa. Pense em todas as possibilidades de gastos em uma viagem, consulte os líderes e faça uma lista. E mais, deixe claro de que todos os gastos devem ser comprovados ao final da viagem. Estabeleça também os indicadores que serão usados para a construção de relatórios e mensuração do sucesso de cada viagem.

Uma política de gestão de viagens não está completa sem os seguintes pontos básicos:

  • Objetivo da Política de acordo com as necessidades da empresa
  • Público para o qual essa Política se refere
  • Regras para compra de passagens e hospedagens
  • Passo a passo do fluxo de aprovação
  • Procedimentos para remarcações e cancelamentos
  • Diretrizes para deslocamentos e/ou aluguel de veículos
  • Budget de alimentação diária
  • Definição dos perfis dos participantes da Política e a responsabilidade de cada um deles

Padronize os processos


A política de gestão de viagens corporativas também visa a otimização de tempo da equipe, ao estabelecer a padronização de procedimentos da viagem. É preciso indicar quais são os fluxos de solicitação e aprovação de uma viagem, aprontando os nomes dos responsáveis por cada etapa, além de quais são os pré-requisitos para sua realização.

Também é importante que seja usada uma ferramenta para auxiliar em todos esse processo, eliminando a burocracia. Com ela, você controla e gerencia os processos que foram definidos, garantindo a eficiência em tempo em sua gestão. Nesse post a gente explica melhor as vantagens de ter um sistema de gestão de viagens para sua empresa.

Planeje os objetivos


Planejamento é o item chave que permite que cada viagem corporativa seja um sucesso para todos os envolvidos. Para isso, a política de gestão de viagem deve estimular e favorecer diversos pontos. O bem-estar, a segurança e o conforto dos funcionários, além da diminuição dos gastos com viagens e o consequente aumento dos savings, são alguns exemplos dos objetivos da Política de gestão de viagens.

Garantir o sucesso de cada um desses aspectos auxilia o fechamento de negociações, o fortalecimento de  relacionamentos, ou qualquer outro objetivo maior estabelecido pela empresa. Aqui entra novamente a importância de esclarecer a todos os envolvidos os indicadores que vão mensurar o sucesso da viagem, e o que se espera de retorno desse investimento.

Crie regras para adiantamentos e reembolsos


Esse ponto é essencial para evitar possíveis divergências. A política de gestão de viagens da sua empresa deve esclarecer quais itens são reembolsáveis ou não durante uma viagem, além de estabelecer os valores negociáveis. Os métodos de pagamentos também devem ser esclarecidos neste documento, para facilitar na prestação de contas.

Os pré-requisitos para a obtenção de adiantamentos também entram nessa negociação, apresentando todos as informações que o funcionário deve apresentar para que seja possível. Um exemplo de ‘questionário’ para a solicitação de adiantamentos:

  • Motivo da viagem
  • Destino
  • Período
  • Viajantes
  • Objetivo da viagem
  • Estimativa de custo total
  • Responsável pela aprovação

 

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Last modified: junho 19, 2019

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