Como fazer reembolso de despesas em viagens corporativas?

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O reembolso de despesas de viagens corporativas pode causar muitas dúvidas e desgastes entre os funcionários e a empresa. Essa transação não envolve apenas o ressarcimento do colaborador, mas também as finanças do negócio e o cumprimento da legislação trabalhista. 

Para evitar situações desagradáveis na hora de comunicar o quanto será ressarcido ao colaborador, é preciso se antecipar. E uma das principais formas de fazer isso é definindo uma política de reembolso que seja clara e prática, além de ser amplamente divulgada a todos os interessados. 

Quer entender como fazer o reembolso em viagens corporativas na sua empresa, de acordo com as diretrizes da legislação trabalhista e seguindo as boas práticas do mercado? Então, confira nossas dicas abaixo!

ENTENDA A LEGISLAÇÃO TRABALHISTA

A legislação trabalhista define que os gastos com viagens corporativas fazem parte das despesas de trabalho e não devem integrar o salário do funcionário. Gastos com alimentação, passagens, hospedagem, traslados, entre outros, têm natureza indenizatória e devem ser arcadas pela empresa.

Entendendo o trabalho realizado durante uma viagem corporativa como trabalho remoto (no artigo 75-D da CLT), a legislação determina que todos os compromissos e deslocamentos precisam respeitar as horas diárias da função, de acordo com o que foi estabelecido na carteira de trabalho. Ou seja, se reuniões, voos, eventos e treinamentos extrapolarem o horário convencional, o empregador deve pagar as horas extras, seja financeiramente ou em horas/dias de folga.

Um dos principais pontos da reforma trabalhista, aprovada em 2017, são os acordos entre funcionários e a empresa. Agora, as empresas têm maior flexibilidade para negociar as opções de reembolso. Assim, de acordo com as possibilidades, ela pode escolher entre fazer um adiantamento ou reembolso das despesas de trabalho e diárias de viagem.

TIPOS DE PAGAMENTOS DE VIAGENS

Em geral, as empresas adotam três tipos formas de controle de gastos durante a viagem:

  • Reembolso
    • Nesse método, os funcionários arcam com as despesas da viagem e, ao voltarem, solicitam o reembolso. Para que isso ocorra de forma controlada, eles precisam prestar contas, comprovando os gastos realizados.
  • Adiantamento
    • A empresa faz uma estimativa de quanto será gasto na viagem e o setor responsável passa ao colaborador essa quantia adiantada. Assim como no reembolso, o colaborador também precisa fazer uma prestação de contas, solicitando o reembolso das despesas que ultrapassaram o valor repassado ou devolvendo a quantia restante. Outra opção é a empresa permitir que o funcionário guarde a quantia restante como saldo para uma próxima viagem.
  • Pagamento de diárias
    • A companhia faz um cálculo prévio do que será gasto e estabelece um valor a ser pago por dia. Especialmente nesse caso, é essencial que essa estimativa seja construída em cima de pesquisas, de modo que o valor da diária de viagem não restrinja a experiência do colaborador.

Também é importante que haja um prazo delimitado para que o reembolso ou pagamento antecipado aconteça. Todas essas informações devem ser consultadas na política de viagens e de reembolso da empresa.

ORGANIZE SUA POLÍTICA DE REEMBOLSO

As políticas de reembolso oferecem uma proteção legal para a empresa e para o trabalhador. Elas ajudam a organizar e tornar a viagem corporativa mais segura para todos os envolvidos e colabora para melhorar a relação entre o funcionário e a empresa, deixando-a mais transparente. 

A organização e o controle financeiro são as principais razões da importância da política de reembolso. A gestão precisa definir como devem ser realizados os gastos, em função do prazo e a forma de compensação que o reembolso deve ocorrer.

Defina na política de reembolso o que a empresa está disposta a pagar. A lista de despesas que podem ser reembolsadas mediante comprovação precisa estar claramente expressa nesse documento. É indicado também estabelecer o máximo de valor permitido ao funcionário para ser reembolsado.

Para ser o mais específico possível, dê nome às despesas. Inclua na sua listagem passagens, transporte, alimentação, documentação necessária, uso de telefone e de internet, entre outras despesas recorrentes. Antecipe também o que jamais será objeto de ressarcimento, como aquelas despesas que não têm qualquer ligação com o trabalho ou com o motivo da viagem, ou no caso de os comprovantes serem perdidos ou se estiverem rasurados, por exemplo.

A forma de comprovação válida para cada despesa também precisa ser explicada nesse documento — podem ser através de recibos, extratos ou o que for mais conveniente. Determine também se eles devem ser emitidos em nome do colaborador ou da empresa e quais informações devem constar no documento, como CNPJ do emissor, data de emissão, endereço e telefone de contato da empresa, etc.

COMO FAZER O REEMBOLSO

Uma das maiores burocracias da política de reembolso em viagens corporativas é a comprovação dos gastos. Por mais que seja importante para garantir a devolução apenas do valor devido, essa comprovação causa desperdício de tempo na preparação de relatórios, fora a falta de praticidade de guardar todos os cupons e as notas fiscais.

Defina um passo a passo de como deve ser feita essa comprovação e um prazo para recebê-la. Geralmente, os comprovantes são enviados por e-mail, entregues pessoalmente ao setor responsável ou em sistema digital específico para isso (aqui na Casablanca trabalhamos com o Argo).

Ao mesmo tempo que a empresa estabelece limites e regras para gastos, é necessário comunicar o prazo para o colaborador receber seu reembolso. Lembrando que o ideal aqui é que ele não seja excessivamente longo, pois seu funcionário tirou dinheiro do próprio bolso para pagar por uma atividade que era, de fato, um gasto próprio.

E não esqueça de deixar clara a forma de devolução dos valores devidos: se acontecerá via débito em conta, ordem de pagamento ou qualquer outro meio que seja mais adequado para o colaborador e para a empresa.

 

Com todos esses pontos definidos e com a política de reembolso pronta, divulgue aos principais interessados todas essas diretrizes que você tanto se esforçou para preparar! E se precisar de alguma ajuda nessas etapas, conte com a gente! Teremos a maior disponibilidade em atendê-lo e indicar processos e ferramentas práticas e certeiras.

Conte com especialistas da Casablanca Turismo para realizar todas as atividades necessárias que competem à sua viagem corporativa. Ligue para a gente ou fale com nossos agentes.

Last modified: agosto 14, 2019

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