Como usar melhor o cartão de crédito em viagens corporativas?

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A sua empresa já pensou em adotar o cartão de crédito para controlar os gastos com viagens corporativas? Gestores de viagens estão sempre em busca de estratégias que permitam otimizar suas atividades, e o cartão de crédito corporativo pode ser um grande aliado. Controlar o fluxo de caixa, reduzir burocracias, agilizar o recebimento de dados e proporcionar boas experiências aos viajantes estão entre os objetivos que esse tipo de pagamento ajuda a conquistar.

Sim, ele pode ajudar muito no controle de gastos relacionados a uma série de produtos e serviços, mas a principal vantagem desse meio de pagamento é tornar transações mais rápidas e seguras, já que dispensa o uso do dinheiro em espécie ou boletos. No entanto, seu uso deve ser monitorado de perto.

Abaixo, apresentamos dicas espertas para quem busca usar da melhor forma o cartão de crédito para pagamento e gestão de viagens corporativas, além de aspectos que as empresas precisam observar com relação a essa ferramenta.

Principais benefícios do cartão de crédito corporativo

A grande diferença entre o cartão de crédito de pessoa física e o corporativo, está no fato de que ele se destina ao uso dos colaboradores, gestores e demais profissionais envolvidos com as atividades da empresa. Dependendo da negociação realizada com a administradora do cartão, é possível obter valores de anuidade mais atraentes, limites maiores, taxas mais atrativas e juros mais baixos.

Outro grande ganho é no prazo de pagamento. Os bancos oferecem uma elasticidade maior para os dias de pagamento e simplificam a conciliação. Isso significa que, mesmo que a sua empresa use múltiplos cartões, as instituições financeiras estão preparadas para enviar todos os arquivos solicitados, permitindo que os gestores confiram as informações e gastos de forma ágil e prática. 

Com um cartão corporativo também é possível definir um limite de gasto em um determinado tempo, garantindo que os custos com hotel, passagem e outros serviços fiquem próximos do previsto. Além disso, o cartão de crédito corporativo simplifica o processo de reembolso porque funciona como um relatório completo dos gastos, com extratos, datas, locais e outros dados registrados.

A revolução dos Cartões Virtuais

Os VCNs (Virtual Card Number), ou cartões de crédito virtuais, são os novos modelos de cartões digitais que estão surgindo como uma opção mais segura de pagamento online. Eles são a grande tendência do mercado de viagens corporativas! 

Esses cartões virtuais ajudam a prevenir fraudes e possuem um processo de pagamento muito mais ágil. Além de otimizar o processo de prestação de contas, reduz também o número de pessoas com acesso ao cartão corporativo. 

Trata-se de um número de cartão individual (com código de segurança também) cadastrado na OBT (ferramenta online para compras e agendamentos de viagens) da empresa, que já é contratado de acordo com o serviço a ser adquirido. Assim, ele dura apenas até que a transação escolhida seja feita. Seu objetivo também é reduzir fraudes e é ideal para ser usado para pagamento do aéreo e hotéis. 

Vantagem extra: por durar pouco tempo e não se tratar de um item físico, ele não gera custo extra ou anuidade.

Boas práticas para o uso dos cartões corporativos

Independente do tipo de cartão escolhido por sua empresa, adotar boas práticas ajuda a garantir o uso correto dessa ferramenta e evitar possíveis problemas posteriores com sua equipe. Veja os principais cuidados a serem tomados:

  • Reforçar a política de viagens corporativas
    • É importante definir o limite para cada gasto, os estabelecimentos onde o cartão será aceito, entre outros pontos importantes para o uso dele. Se possível, também passe essas diretrizes para o banco;
  • Criar relatórios frequentes 
    • A empresa deve manter os registros do que foi gasto em cada viagem para definir com os viajantes o que pode ser mantido e o que precisa ser melhorado, sempre visando a otimização do orçamento;
  • Utilizar sistemas para administrar despesas 
    • Um software de expense management ajuda a gerir os gastos diretos e indiretos e controlar custos com eficiência;
  • Contar com ajuda especializada 
    • Recorra ao auxílio de um empresa de gestão de viagens corporativas. Ela pode ajudar na conciliação de faturas e cartões e até na escolha do sistema de administração de despesas ideais.

 

Para auxiliar no controle de despesas de viagens corporativas e encontrar a melhor alternativa para sua empresa, procure a gente! Teremos a maior disponibilidade em atendê-lo para gerenciar e simplificar a viagem de negócios da sua empresa.

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Last modified: agosto 27, 2019

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