Expense Management: O que é? Como usar da melhor maneira?

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A administração de gastos é um dos maiores desafios que os gestores enfrentam no dia a dia. Essa preocupação se aplica a todos os setores de uma empresa, mas quando se trata de viagens corporativas, o cuidado com as despesas deve ser ainda maior. Afinal, é muito fácil perder o controle do que é gasto pelo viajante e ter que lidar com um problemão mais na frente.

É preciso garantir que o orçamento estabelecido sejam respeitados e que os relatórios de prestação de contas sejam feitos de forma correta. Ao mesmo tempo, a empresa precisa assegurar que os objetivos da viagem corporativa sejam possibilitados, e que o viajante tenha uma boa experiência durante toda sua jornada.

Com uma boa metodologia de gerenciamento de gastos, é possível definir procedimentos que asseguram que os recursos disponíveis sejam aplicados de forma otimizada. Outros atributos que esse tipo de gestão possibilita são:

  • Redução de custos;
  • Melhorias nos processos;
  • Mobilidade;
  • Elaboração de relatórios completos.

Mas onde o Expense Management entra nessa história? Em busca de melhorias no gerenciamento de custos, empresas de telecomunicações desenvolveram, nos anos 1980, uma metodologia que deveria ser aplicada para seus gastos mais recorrentes. Com o sucesso desse novo processo, outros setores o adaptaram para suas realidades e hoje já é difundido em todo o mundo corporativo. Consiste em quatro passos: analisar, negociar, automatizar e otimizar. Parece simples, mas é preciso o envolvimento de todos os colaboradores para que gere resultado. 

Se você está em busca de soluções para otimizar seu controle de orçamento, acompanhe nosso post abaixo e saiba como aplicar o Expense Management na sua empresa!

Determinação de uma política de gastos

As políticas de gastos criam diretrizes para procedimentos de reembolsos e controle de gastos no cartão corporativo, por exemplo. Isso ampara o colaborador em casos como almoços de negócios, reuniões e outros eventos durante suas viagens nos quais ele precise gerenciar os recursos fornecidos. Com uma política de gastos estabelecida, é preciso que os viajantes estejam cientes de tudo que foi decidido e como será feita a prestação de contas. De acordo com o Expense Management, esses gastos serão analisados e revisados a cada viagem, para se adequar às necessidades e evitar despesas desnecessárias.

Compras com volumes maiores

Com um planejamento de viagens e gastos, é possível prever a quantidade dos principais serviços utilizados nas viagens corporativas por sua equipe. Assim, em vez de fazer pequenas compras, a sua empresa pode conseguir melhores condições de negociação com uma compra em grande volume. É possível tentar esse tipo de negociação com hotéis, cadeias de restaurantes, transporte e passagens, por exemplo. Esse é um ponto importante do Expense Management, que prevê a análise de todos os pontos que podem ser negociados com fornecedores e colaboradores.

Monitoramento de gastos com apoio da tecnologia

Seguindo as diretrizes estabelecidas na política de gastos, estabeleça indicadores onde o próprio viajante possa monitorar seus gastos. Nesse caso, a tecnologia oferece diversos recursos para ajudá-lo nessa tarefa. Apesar de ser uma metodologia criada nos anos 1980, o Expense Management conta muito com automatizações para a coleta e processamento de dados. 

Sistemas de gestão empresarial (ERPs) permitem o controle dos gastos corporativos em tempo real, centralizando uma série de ferramentas em uma única plataforma. Por meio deles, é possível fotografar e armazenar recibos, cadastrar e controlar cartões, entre outras funções.

Embora esses aplicativos ajudem bastante, é preciso alocar um gestor para também monitorar esses gastos. Afinal, além de estar ocupado com sua viagem, o colaborador pode perder documentos por exemplo, dificultando a transparência de informações.

Os ERPs conseguem também realizar estudos dos custos médios de estadia, alimentação e deslocamento, fornecendo estimativas para o planejamento efetivo das próximas viagens corporativas. Assim, fica mais fácil preparar uma viagem de negócios satisfatória para todos os envolvidos.

O resultado é um fluxo de trabalho melhor e menos gasto de tempo. O responsável pela aprovação das contas não precisa deixar acumular trabalho e o viajante faz da prestação de contas algo natural e integrado ao ato de comprar. No final, há um aumento no controle, na eficiência dos processos e melhora dos resultados.

 

Com o auxílio da tecnologia e o apoio de empresas especializadas, fica mais fácil viabilizar essa solução em sua empresa. Quer aplicar o Expense Management na sua companhia? Fale com a gente! 

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Last modified: setembro 10, 2019

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