Online Booking Tools: otimize os custos de viagens corporativas

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A tecnologia está sendo uma auxiliar cada vez mais eficiente quando se trata em otimizar os processos e custos de viagens corporativas. Muitas das facilidades que ela traz auxiliam exatamente no trabalho das equipes que organizam as viagens das empresas, já que permitem acompanhar à distância cada passo que os viajantes corporativos dão. 

Também conhecidas como sistemas de reservas onlines, as OBTs (Online Booking Tools) garantem uma diversidade de recursos aos gestores e viajantes. Trata-se de ferramentas para a gestão de passagens aéreas e reserva de hotéis, entre outras funcionalidades, que trazem uma série de benefícios tanto para a empresa quanto para o viajante.

Existem muitos modelos de OBTs disponíveis no mercado, cada um com recursos e funcionalidades específicas. Muitos possibilitam até a criação de self booking, para que o usuário faça sua própria reserva, fazendo com que o colaborador também participe da tarefa de controlar gastos. 

Quer saber como as Online Booking Tools funcionam e como sua empresa pode se beneficiar dessa ferramenta? Leia abaixo!

Por que adotar essa ferramenta?

Já se sabe que as viagens corporativas são a segunda maior fonte de gastos dentro das empresas, por isso essas atividades precisam ser otimizadas ao máximo. Não importa qual seja o destino ou o objetivo da viagem, a compra das passagens e a reserva do hotel são etapas fundamentais. Sendo assim, contar com uma boa ferramenta para gerenciá-las faz toda diferença para a gestão dessas viagens.

As OBTs existem justamente para garantir que seja feito o uso adequado do budget disponível para viagens corporativas. Com elas, é possível resolver a reserva de hospedagem, aluguel de veículos, voos e outros detalhes a partir de um sistema digital possível de ser acessado em qualquer lugar. Além disso, o viajante também tem acesso à ferramenta e pode usá-la para organizar vários processos: solicitar adiantamento, comparar preços, elaborar relatório de despesas etc.

Alinhamento à política da empresa para o controle de despesas

As diretrizes definidas pela política de gestão de viagens corporativas da empresa devem ser inseridas no sistema antes da viagem. Dentro de cada política, é estipulado um orçamento para cada atividade ou serviço – que será integrado à OBT. Com a ferramenta, o colaborador saberá exatamente o que pode ou não contratar durante a sua viagem, sem correr o risco de tomar decisões não autorizadas pela empresa.

Também é possível obter cotações e tirar dúvidas — tudo para estudar o custo-benefício de diferentes categorias, fazer escolhas mais conscientes e não extrapolar o limite do que foi definido como budget da viagem. Além disso, os gestores recebem informações detalhadas sobre como os viajantes estão utilizando cada recurso e podem desenvolver estratégias que ajudem a economizar ainda mais.

Aumento da produtividade

Com uma OBT, a equipe de gestão de viagens não vai mais precisar dedicar tanto tempo à compra de passagens e à reserva de hotéis. Após a sincronização da ferramenta com a política de gestão de viagens da empresa, ela pode até deixar essa operação nas mãos dos próprios viajantes.

Além disso, é possível organizar os melhores horários para as passagens de acordo com vários pontos. Fica super fácil escolher o melhor lugar para se hospedar em relação ao local onde fica o aeroporto ou o evento que o viajante irá participar, por exemplo.

Sempre que for preciso fazer um replanejamento ou uma alteração no processo, basta o gestor ou o viajante acessarem o sistema e modificarem tudo por meio da plataforma. Assim, a equipe não tem mais a necessidade de entrar em contato ou aguardar respostas de outras pessoas, o que poderia representar perda de tempo e de recursos.

Tudo isso faz com que os colaboradores não precisem mais gastar tanto tempo se preocupando com a estrutura da sua viagem e passem a focar no objetivo da viagem em si.

Relatórios mais precisos

Outro ponto positivo das Online Booking Tools está na possibilidade gerar relatórios precisos de cada viagem, detalhando os dados, indicadores, métricas e demais números relevantes – e isso tudo de forma dinâmica, eficaz e automatizada. 

Com esses dados é possível reconhecer pontos a serem melhorados durante as viagens corporativas, como redução de gastos e um melhor aproveitamento dos recursos empresariais. Dessa maneira, é possível tomar decisões mais certeiras para otimizar as próximas viagens da sua empresa.

 

Qualquer empresa pode desfrutar dos benefícios das Online Booking Tools. Para implementá-las, fale com a gente! 

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Last modified: setembro 19, 2019

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